杭州OA實務(wù)：業(yè)務(wù)流程評述之出貨流程

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出貨流程是杭州OA系統(tǒng)中相對來說，比較簡單的一個流程。但是，說其簡單，其實，也不是很簡單，其里面還是有很多細節(jié)的東西要注意。不然的話，還是會在陰溝里翻船的。下面，我結(jié)合一個客戶的出貨流程，來談?wù)勗诤贾軴A系統(tǒng)中，出貨流程中經(jīng)常會出現(xiàn)的問題及常見的錯誤。

一、 物流部門追蹤出貨需求。

在這家客戶，物流部門的主要作用就是跟蹤定單的生產(chǎn)進度及商品檢驗。在杭州OA系統(tǒng)中，有些報表，可以幫助物流用戶來追蹤定單的進度。如系統(tǒng)提供了定單預計出貨表，這份定單就提供了系統(tǒng)中所有未出貨的定單明細(包括只出了一部分貨的銷售定單)。用戶還可以根據(jù)預計的出貨日期，來生成具體的報表。

物料部門根據(jù)預定的出貨需求，在系統(tǒng)里生成出貨通知單。在定單預計出貨表中，用戶可以根據(jù)客戶來區(qū)分，也可以只按日期來區(qū)分。但是，在出貨通知單上，必須按照客戶來生成。因為系統(tǒng)會根據(jù)客戶的基本信息，做一些判斷與控制動作。用戶在生成出貨通知單的時候，我建議用戶通過銷售定單轉(zhuǎn)出貨通知單的功能，來完成出貨通知單的生成工作。在系統(tǒng)中，可以把同一個客戶的不同定單合并成一張出貨通知單。但是，不能把不同客戶的定單合并成一張出貨通知單。

上面我說過，出貨通知單會根據(jù)客戶的基本信息做一些判斷，主要的判斷動作就是該客戶的信用額度與付款條件。

若該客戶有信用額度管理，并且，在開立出貨通知單的時候，該客戶的信用額度已經(jīng)用完了，則系統(tǒng)就會提示用戶，該客戶的信用額度已經(jīng)滿了。該出貨通知單不能夠生成或者只顯示警告信息。

最佳實踐：

在出貨通知單級別上，信用額度的控制，可以選擇出貨通知單不能生成或者只顯示信用額度不足的警告信息。但是，根據(jù)我的項目經(jīng)驗，我覺得在這個級別上，信用額度的控制，最好只顯示警告信息，提醒物流人員去通知業(yè)務(wù)員，讓他們?nèi)ザ酱倏蛻舯M快付清以前定單的貨款，否則的話，會影響這筆定單的發(fā)貨。因為，根據(jù)企業(yè)的不同需求，出貨通知單可能提前一個星期甚至一個月就發(fā)出去了。在這個間隔時間里，客戶是有時間付款的。

付款條件的控制，主要指的是有預付款的銷售定單。若某個客戶的銷售定單上的付款條件為預付款，則該定單的出貨通知單在生成的時候，會判斷該銷售定單對應的付款單有沒有。若沒有付款單，則根據(jù)系統(tǒng)的設(shè)置，可以拒絕生成出貨通知單或者給出錯誤提示。

最佳實踐：

我個人認為，此處的付款條件管理不要太嚴格，只需要設(shè)置警告提示就可以了。因為在出貨通知單到真正出貨時，往往還有比較長的時間。這個地方，只需要提醒物流人員，有這個事情就可以了。讓他們不要忘了去提醒業(yè)務(wù)員，去督促客戶付款，不然會影響定單的出貨。

另外，請注意，我在上面語句的描述中，用的是“定單里設(shè)置的付款條件”，而不是客戶基本信息里設(shè)置的付款條件。也就是說，這里是根據(jù)定單中設(shè)置的付款條件來判斷。若在客戶基本信息處設(shè)置的付款條件與定單處設(shè)置的付款條件不一致的話，以銷售定單為準。

付款通知單打印出來之后，物流人員拿給業(yè)務(wù)員簽字確認，并告知一些相關(guān)信息，如上面提到的因信用額度或者付款條件的原因，會不會影響其最終的出貨。