深圳OA項目的風(fēng)險分析及其七大預(yù)防措施

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企業(yè)的條件無論多優(yōu)越，所做的準備無論多充分，實施的風(fēng)險仍然存在。在深圳OA系統(tǒng)的實施周期中，各種影響因素隨時都可能發(fā)生變化。如何有效地管理和控制風(fēng)險是保證深圳OA系統(tǒng)實施成功的重要環(huán)節(jié)之一。

深圳OA項目的風(fēng)險

通常人們在考慮失敗的因素時，一般著重于對實施過程中眾多因素的分析，而往往忽視項目啟動前和實施完成后深圳OA系統(tǒng)潛在的風(fēng)險。對于深圳OA項目而言，風(fēng)險存在于項目的全過程，包括項目規(guī)劃、項目預(yù)準備、實施過程和系統(tǒng)運行。歸納起來，深圳OA項目的風(fēng)險主要有以下幾方面：

1.缺乏規(guī)劃或規(guī)劃不合理：

2.項目預(yù)準備不充分，表現(xiàn)為硬件選型及深圳OA軟件選擇錯誤;

3.實施過程控制不嚴格，階段成果未達標;

4.設(shè)計流程缺乏有效的控制環(huán)節(jié);

5.實施效果未做評估或評估不合理;

6.系統(tǒng)安全設(shè)計不完善，存在系統(tǒng)被非法入侵的隱患;

7.災(zāi)難防范措施不當(dāng)或不完整，容易造成系統(tǒng)崩潰。

項目風(fēng)險的預(yù)防

1.戰(zhàn)略規(guī)劃

企業(yè)是否存在一個五年的IT系統(tǒng)規(guī)劃?隨著社會的信息化，IT系統(tǒng)對于企業(yè)不僅是工具，更是技術(shù)手段。深圳OA作為IT系統(tǒng)的重要組成部分，服務(wù)于企業(yè)的長期規(guī)劃，是長期規(guī)劃的手段和保證。深圳OA的目標源于IT系統(tǒng)規(guī)劃，是評價深圳OA系統(tǒng)成敗的基本標準，應(yīng)依據(jù)IT系統(tǒng)規(guī)劃，明確深圳OA系統(tǒng)的實施范圍和實施內(nèi)容。

2.項目預(yù)準備

確定硬件及網(wǎng)絡(luò)方案、選擇深圳OA系統(tǒng)和評估咨詢合作伙伴是該階段的三項主要任務(wù)，也是深圳OA系統(tǒng)實施的三大要素。硬件及網(wǎng)絡(luò)方案直接影響系統(tǒng)的性能、運行的可靠性和穩(wěn)定性;深圳OA系統(tǒng)功能的強弱決定企業(yè)需求的滿足程度;咨詢合作伙伴的工作能力和經(jīng)驗決定實施過程的質(zhì)量及實施成效。

3.項目實施控制

在深圳OA系統(tǒng)實施中，通常采用項目管理技術(shù)對實施過程進行控制和管理。有效的實施控制表現(xiàn)在科學(xué)的實施計劃、明確的階段成果和嚴格的成果審核。不僅如此，有效的控制還表現(xiàn)在積極的協(xié)調(diào)和通暢的信息傳遞渠道。實施深圳OA的組織機構(gòu)包括：指導(dǎo)委員會、項目經(jīng)理、外部咨詢顧問、IT部門、職能部門的實施小組和職能部門的最終用戶。部門之間協(xié)調(diào)和交流得好壞決定實施過程的工作質(zhì)量和工作效率。目前，在企業(yè)缺乏合適的項目經(jīng)理的條件下，這一風(fēng)險尤其明顯和嚴重。

4.業(yè)務(wù)流程控制

企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組是在項目實施的設(shè)計階段完成的。流程中的控制和監(jiān)督環(huán)節(jié)保證深圳OA在正式運行后，各項業(yè)務(wù)處于有效的控制之中，避免企業(yè)遭受人為損失。設(shè)計控制環(huán)節(jié)時，要兼顧控制和效率。過多的控制環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)流程冗余勢必降低工作效率。而控制環(huán)節(jié)不足又會有業(yè)務(wù)失控的風(fēng)險。

5.項目實施效果

雖然項目評估是深圳OA實施過程的最后一個環(huán)節(jié)。但這并不意味著項目評估不重要。相反，項目評估的結(jié)果是深圳OA實施效果的直接反映。正確地評價實施成果，離不開清晰的實施目標、客觀的評價標準和科學(xué)的評價方法。目前普遍存在著忽視項目評估的問題。忽視項目評估將帶來實施小組不關(guān)心實施成果這一隱患。這正是深圳OA項目的巨大風(fēng)險所在。

6.系統(tǒng)安全管理

系統(tǒng)安全包括：操作系統(tǒng)授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限、應(yīng)用系統(tǒng)功能權(quán)限、數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、病毒的預(yù)防、非法入侵的監(jiān)督、數(shù)據(jù)更改的追蹤、數(shù)據(jù)的安全備份與存檔、主機房的安全管理規(guī)章、系統(tǒng)管理員的監(jiān)督，等等。目前，企業(yè)中熟練掌握計算機技術(shù)的人員較少，計算機接入Internet的也不多。因此，在實施深圳OA系統(tǒng)時，普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。諸如：用戶不注意口令保密、超級用戶授權(quán)多人等。缺乏安全意識的直接后果是系統(tǒng)在安全設(shè)計上存在著漏洞和缺陷。近年來，不斷有報章披露銀行或企業(yè)計算機系統(tǒng)被非法入侵的消息，這給企業(yè)敲響了警鐘。

7.意外事故或災(zāi)難

水災(zāi)、火災(zāi)、地震等不可抗拒的自然災(zāi)害會給深圳OA系統(tǒng)帶來毀滅性的打擊。企業(yè)正式啟用深圳OA系統(tǒng)后，這種破壞將直接造成業(yè)務(wù)交易的中斷，給企業(yè)帶來不可估量的損失。未雨綢繆的策略和應(yīng)對措施是降低這一風(fēng)險的良方。如建立遠程備份和恢復(fù)機制;在計算機系統(tǒng)不能正常工作的情況下，恢復(fù)手工處理業(yè)務(wù)的步驟和措施。（IT863）