CIO思考：合肥OA后企業(yè)管理變革

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如何提高企業(yè)的運(yùn)作效率和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?如何提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力?如何提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的應(yīng)變能力?如果說(shuō)過(guò)去企業(yè)引進(jìn)國(guó)外設(shè)備，解決了生產(chǎn)技術(shù)問(wèn)題，那么今天企業(yè)實(shí)施合肥OA，就是企業(yè)解決管理問(wèn)題的一種手段。通過(guò)合肥OA系統(tǒng)實(shí)施，企業(yè)可以學(xué)習(xí)到先進(jìn)的企業(yè)管理思想和運(yùn)作管理模式，通過(guò)合肥OA系統(tǒng)的實(shí)施，可以使企業(yè)業(yè)務(wù)和管理模式發(fā)生變革與創(chuàng)新，可以推動(dòng)企業(yè)向現(xiàn)代型企業(yè)發(fā)展和轉(zhuǎn)變。

一、 建立面向業(yè)務(wù)流程的管理模式

國(guó)內(nèi)外企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)都表明，適當(dāng)?shù)貙?duì)企業(yè)原有的經(jīng)營(yíng)過(guò)程進(jìn)行科學(xué)的改造與重組(BPR)，使企業(yè)結(jié)構(gòu)更符合當(dāng)今快速多變的市場(chǎng)需求，是信息化建設(shè)成功的保障。一般國(guó)有企業(yè)部門(mén)是按直線職能進(jìn)行劃分的，這就可能存在部門(mén)間機(jī)構(gòu)職能重復(fù)、職能交叉等問(wèn)題。在合肥OA系統(tǒng)中，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是面向流程的，如何解決企業(yè)中現(xiàn)存的問(wèn)題呢?

拿企業(yè)的計(jì)劃部門(mén)來(lái)說(shuō)，一個(gè)企業(yè)的計(jì)劃管理層次，受原有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和信息處理手段的影響，一般都是多層次的。企業(yè)越大計(jì)劃層次越多，這種多層次的計(jì)劃體制，存在信息溝通不及時(shí)，市場(chǎng)應(yīng)變能力弱等缺點(diǎn)?？陀^上手工計(jì)劃在一個(gè)層次上很難完成。

實(shí)施合肥OA后，生產(chǎn)計(jì)劃人員可以實(shí)時(shí)地掌握所需要的各種情況，不只是各分廠的計(jì)劃、生產(chǎn)信息，還包括采購(gòu)、銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)、設(shè)備、工具等所有相關(guān)信息。信息層層傳遞的情況已不復(fù)存在，這便給簡(jiǎn)化現(xiàn)有計(jì)劃層次提供了可能性。通過(guò)實(shí)施合肥OA，一個(gè)計(jì)劃部門(mén)就可以完成過(guò)去幾個(gè)部門(mén)、多個(gè)層次的計(jì)劃工作，提高了計(jì)劃效率，扁平了計(jì)劃層次。

眾所周知，組織機(jī)構(gòu)改革是合肥OA的核心和難點(diǎn)，很多企業(yè)實(shí)施合肥OA不成功，不能說(shuō)與之無(wú)關(guān)。是現(xiàn)有管理體制適應(yīng)合肥OA，還是合肥OA適應(yīng)現(xiàn)有管理?如果為了讓合肥OA適應(yīng)我們的管理習(xí)慣而大肆修改合肥OA標(biāo)準(zhǔn)流程，也是實(shí)施合肥OA的風(fēng)險(xiǎn)。

我們認(rèn)為，合肥OA與BPR在實(shí)施過(guò)程中相結(jié)合是合肥OA項(xiàng)目成功的前提，如果企業(yè)感覺(jué)BPR改革力度太大推行有難度的話，我們可以先走BPT的道路。

BPT是Business Process Transformation的縮寫(xiě)，直譯是業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變，即先制定企業(yè)逐步改革的方案，然后選擇一套有柔性、可配置的合肥OA系統(tǒng)，支持企業(yè)逐漸地、平滑地進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革。在合肥OA實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)可堅(jiān)持"整體規(guī)劃，分步實(shí)施"，“先簡(jiǎn)單后復(fù)雜”的原則，逐步構(gòu)建面向業(yè)務(wù)流程的組織機(jī)構(gòu)和管理模式。

二、真正樹(shù)立客戶服務(wù)第一的理念

如果不使用合肥OA系統(tǒng)，所謂快速市場(chǎng)反映只能停留在口頭或低層次上，由于整個(gè)社會(huì)信息化的提高，商機(jī)無(wú)限的同時(shí)商機(jī)即逝，所以維護(hù)客戶服務(wù)除了要有過(guò)硬的產(chǎn)品，還要有快速的客戶響應(yīng)。在傳統(tǒng)的手工作業(yè)中，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)會(huì)在以下幾個(gè)方面暴露不足。

1.難以回答客戶特殊需求

隨著客戶對(duì)產(chǎn)品要求的個(gè)性化，一般銷(xiāo)售人員很難立即回答諸多個(gè)性化的產(chǎn)品能否制造，往往需要找到相應(yīng)的技術(shù)人員才能回答，有時(shí)甚至需要組織一些技術(shù)人員討論，客戶只能長(zhǎng)時(shí)間等待。面對(duì)全球市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，市場(chǎng)反應(yīng)慢就已經(jīng)失去了商機(jī)。

一些企業(yè)為了解決這樣的問(wèn)題，往往采用一些所謂專(zhuān)家型的銷(xiāo)售人員。在企業(yè)信息化不健全的情況下，這是不得已的事情，一個(gè)企業(yè)把這么多的專(zhuān)家都放到銷(xiāo)售部門(mén)，無(wú)疑是人力資源的極大浪費(fèi)。

2.難以回答客戶交貨期

即使客戶要求的產(chǎn)品企業(yè)肯定能夠生產(chǎn)，客戶接著要問(wèn)：什么時(shí)候能交貨?在人工作業(yè)時(shí)銷(xiāo)售人員怎能及時(shí)知道當(dāng)前各廠的生產(chǎn)能力呢?某公司某季度超產(chǎn)30%，與此同時(shí)，合同遲交率也是30%。問(wèn)題就出現(xiàn)在沒(méi)有實(shí)時(shí)的信息支持!

3.難以制定有利的產(chǎn)品價(jià)格

產(chǎn)品價(jià)格人工定價(jià)時(shí)，往往只能制定一個(gè)定價(jià)原則或?qū)χ饕a(chǎn)品定價(jià)，但是生產(chǎn)看似相差不多的產(chǎn)品，成本可能有很大差異。這些情況也不是銷(xiāo)售人員能夠完全了解的。結(jié)果造成應(yīng)該提價(jià)的產(chǎn)品，低價(jià)賣(mài)出，使企業(yè)造成損失。

4.難以回答客戶合同狀態(tài)

客戶需求的產(chǎn)品往往與自己正在進(jìn)行的項(xiàng)目有關(guān)，如果客戶關(guān)心自己合同的生產(chǎn)狀況，打電話找到銷(xiāo)售人員，銷(xiāo)售人員再打電話逐層問(wèn)到各生產(chǎn)廠，查到結(jié)果后，再逐層的反饋給客戶，即便這樣，信息可能還是不十分準(zhǔn)確。客戶急于了解合同進(jìn)度，就親自到廠里來(lái)催貨，甚至找到領(lǐng)導(dǎo)層。這樣的客戶服務(wù)，不用說(shuō)將來(lái)，今天也不能再忍受。

今天，合肥OA的實(shí)施提高了客戶服務(wù)質(zhì)量和快速響應(yīng)市場(chǎng)需求的能力。在合肥OA系統(tǒng)中，當(dāng)客戶對(duì)產(chǎn)品有特殊要求時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)工藝數(shù)據(jù)，質(zhì)量規(guī)范，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，判斷該產(chǎn)品是否可以生產(chǎn)，省略了人工合同評(píng)審的過(guò)程，使銷(xiāo)售人員回答客戶要求的時(shí)候像是地道的專(zhuān)家。

客戶關(guān)心交貨期，合肥OA系統(tǒng)提供不同規(guī)格下的動(dòng)態(tài)產(chǎn)能信息，銷(xiāo)售人員可以看到當(dāng)前及以幾個(gè)月后各規(guī)格產(chǎn)品的生產(chǎn)能力情況，因此，銷(xiāo)售人員可以很容易地回答合同交期情況?？蛻粢坏┒ㄘ洠贤膱?zhí)行狀態(tài)也可以很容易地被查詢到。

客戶關(guān)心價(jià)格，銷(xiāo)售人員可以從系統(tǒng)中獲得該產(chǎn)品在一些特殊工藝要求下的成本信息，從而完成快速、準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)。面對(duì)全球經(jīng)濟(jì)一體化這個(gè)現(xiàn)實(shí)，企業(yè)只有對(duì)客戶提供差異化的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才可能是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的嬴家，合肥OA系統(tǒng)正是給客戶提供這一服務(wù)的基礎(chǔ)。