重慶erp中采購業(yè)務的難點解析

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重慶erp系統(tǒng)早已不是新鮮事物，但是，在財務業(yè)務一體化的重慶erp系統(tǒng)中，如何徹底處理好全部的采購業(yè)務，對于某些采購和財務人員至今仍感到迷茫。對于采購人員來講，因為某些企業(yè)中由他們負責采購發(fā)票與采購入庫單的匹配工作，在重慶erp系統(tǒng)中該部分內(nèi)容比較細化，甚至還要涉及到復雜的暫估處理，這使得他們力不從心。對于財務人員來講，重慶erp系統(tǒng)中憑證的處理很細化，他們對于采購環(huán)節(jié)了解又不徹底，經(jīng)常造成采購業(yè)務涉及到的財務科目賬務不平，折騰半天也找不出個所以然來。

市場上重慶erp系統(tǒng)軟件非常多，筆者也無法一一去講述該部分業(yè)務在重慶erp系統(tǒng)中的操作；在本文中，筆者從業(yè)務處理角度向讀者抽絲剝繭、詳細解讀這些難點在采購業(yè)務中的處理，以便“以不變應萬變”。

一 、采購結(jié)算、采購暫估的含義

1、采購結(jié)算

具體什么叫采購結(jié)算，我們不去摳概念，那是學者的事情。我們經(jīng)常看到采購或財務人員，一手拿采購入庫單、一手拿采購發(fā)票，一核對，然后用曲別針別在一起的過程，這個過程就是采購結(jié)算的核心環(huán)節(jié)。因此，可以把采購入庫單與采購發(fā)票、采購費用發(fā)票匹配的過程稱為采購結(jié)算。

在采購結(jié)算中，有兩種情況需要特別說明。一是采購過程中發(fā)生的運費、保險費、裝卸費、通關(guān)費等，這些費用有些企業(yè)直接分攤到采購貨物成本中，有些企業(yè)把它們歸集到期間費用中。二是采購過程中的合理損耗也是采用了這兩種處理方式，有的分攤到了采購貨物成本中，有的歸入了期間費用。這兩種情況在財務處理上會進入不同的會計科目，但在業(yè)務處理中差別不大，最多是不同的重慶erp系統(tǒng)軟件中操作上有細微差別，采購人員也不必過多關(guān)心。

2、采購暫估

先用大白話解釋一下，采購暫估就是對采購金額的估計。按照財務規(guī)定，每月采購的貨物，月底必須入賬。財務以采購發(fā)票金額做為入賬金額，若本月采購的貨物，月底之前沒有收到采購發(fā)票，就需要把采購金額先估計入賬，等到收到采購發(fā)票后，再根據(jù)采購發(fā)票的實際金額做調(diào)整。這種估計采購金額并按該金額入賬的方式即為采購暫估；因為采購暫估是預估的應付賬款，所以財務上也稱為暫估應付。在采購結(jié)算中，筆者提到采購發(fā)票包含采購貨物發(fā)票和采購費用發(fā)票兩部分，若本月的這兩部分發(fā)票都沒有收到，一般貨物金額必須暫估，對于費用金額，根據(jù)金額的大小，企業(yè)可以靈活選擇是否進行暫估。對于如何估計采購金額，也不是隨便拍腦袋，一般按照采購訂貨時的價格進行暫估。

估計的采購金額，等到收到采購發(fā)票后，需要把采購暫估回沖掉。那么，如何做暫估回沖呢？一般有三種方式：單到回沖、單到補差、月初回沖。企業(yè)使用重慶erp系統(tǒng)后，最常用的是單到回沖和單到補差這兩種。這三種方式具體是什么，請看下表中筆者的解釋：

表1采購暫估回沖方式

二 、如何處理采購結(jié)算與采購暫估

因為采購結(jié)算、采購暫估兩個環(huán)節(jié)銜接緊密，它們也是采購業(yè)務中財務、業(yè)務處理的銜接點，筆者把二者放在一塊兒進行解說。

1、采購結(jié)算、采購暫估的分類

對于一筆貨物來講，若本月收到貨物，也收到了貨物發(fā)票和費用發(fā)票，就不需要做暫估處理，直接結(jié)算即可；若本月僅收到貨物，未收到貨物發(fā)票或費用發(fā)票，月底需要對貨物金額做暫估，費用金額視企業(yè)要求而定是否進行暫估。等到收到貨物發(fā)票或費用發(fā)票的月份，先回沖暫估，再做結(jié)算；針對極個別先收到發(fā)票，本月未收到貨物的情況，先把發(fā)票做應付賬款處理即可，等到收到貨物后直接做結(jié)算。

根據(jù)采購人員收到貨物和發(fā)票的不同時間，常用的采購結(jié)算與采購暫估具體可以分為如下幾種情況：

表2 采購結(jié)算與采購暫估情況分析