七招解決采購失控

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　我應(yīng)聘到一家新加坡的獨(dú)資企業(yè)做采購經(jīng)理，直接領(lǐng)導(dǎo)為常務(wù)副總經(jīng)理周總。該公司是一個以壓鑄和精密加工為主的制造型工廠，采購的物料主要是再生鋁合金和擠壓銅棒，品種不到30種，采購金額占采購物資總額的80%；剩下的將近 9000種采購物料包括各種合金和添加劑、磨料、刀具、各種設(shè)備和維修備件、勞保用品、包裝材料、工裝夾具的制作材料等。公司里使用的管理系統(tǒng)是K3，但是只使用了成本、庫存和采購三個模塊。

　　六大問題導(dǎo)致系統(tǒng)失控

　　整個采購部一共5個人--一個資歷比較老的采購主管、一個文員、兩個采購員。

　　我發(fā)現(xiàn)整個采購模塊運(yùn)行的比較奇怪：

　?、俑鞑块T申報的輔助材料是各部門到倉庫自查庫存，然后直接報采購部，手工填寫的時候，名稱不統(tǒng)一，有的明明是一個產(chǎn)品，卻有兩個編碼，比如同樣是5mm的 A3鋼板，卻有5*1700*5010和5*1800*5000兩個編碼，還有的是兩種產(chǎn)品，卻使用一個同一個編碼。

　　②采購訂單根據(jù)手工申請單直接輸入，有時候沒被批準(zhǔn)就造成采購訂單跳號，不方便統(tǒng)計。而且由于一張手工采購申請上有多個物料，每個物料詢價處理的時間又不一定一樣，時間一長經(jīng)常造成遺漏。

　?、圬浳锏搅酥蟛艑徍擞唵危?yàn)榕R時采購的物資單價無法確認(rèn)，所以手工訂單和系統(tǒng)訂單并行。

　　④鋁合金和銅棒的價格經(jīng)常發(fā)生變化，幾乎是一批一個價格，由于公司沒有檢驗(yàn)設(shè)備，只能送到金屬研究所檢驗(yàn)。來回的周期需要兩天，有的時候會發(fā)生先出庫后入庫的現(xiàn)象。因?yàn)楣静牧虾怂銓?shí)行的是移動平均法，所以有的時候會出現(xiàn)材料價格波動過大。

　?、蒌X合金和銅棒的到貨數(shù)量與訂單數(shù)量不符合。因?yàn)楣?yīng)商出貨都是鋁合金按照規(guī)定數(shù)量鐵皮打包，銅棒是定尺整根出貨，誤差是難免的；而財務(wù)要求是分毫不差，采購員嫌麻煩，也經(jīng)常等到貨物來了之后才請周總審核訂單。

　?、抟?yàn)橛唵蔚牟粶?zhǔn)確性，采購和庫存的數(shù)據(jù)是相互獨(dú)立的，各做各的。

　　原材料和輔助材料的采購，在系統(tǒng)內(nèi)基本處于失控狀態(tài)--采購訂單成了先斬后奏，采購的時候因?yàn)椴牧系牟淮_定性，經(jīng)常會出現(xiàn)物料短缺或者積壓，而且信息的不規(guī)范，也容易造成人為的失誤。

　　采購整頓

　　我上任之后第三個星期，就開始在采購內(nèi)部進(jìn)行整頓，主要采取了以下措施：

　?、偃∠烁鞑块T的手工采購申請。各部門指定專人在系統(tǒng)內(nèi)的采購申請單上申報所需的物料和數(shù)量，新增物料與否由倉庫把關(guān)。各部門經(jīng)理審核之后到達(dá)采購員，采購員在詢價之后，負(fù)責(zé)在采購申請單填寫，我負(fù)責(zé)二級審核，周總負(fù)責(zé)三級審核。

　?、趯ν粡埐少徤暾埳线t遲未處理的物料，我拆分成兩張采購申請，保證了詢價完畢的物料的采購時間，同時也保留了未詢價物料的信息。

　　③在采購申請單得到批準(zhǔn)后，由我統(tǒng)一下推成聯(lián)號的采購訂單，供方、品種、數(shù)量、不含稅價格等一目了然，周總二次審核后打印，作為采購執(zhí)行的依據(jù)。除了設(shè)備訂單，都采用了系統(tǒng)套打的方式，完全取消了手工訂單。

　?、芘c供應(yīng)商溝通，要求所有的供應(yīng)商送貨的時候，統(tǒng)一填寫規(guī)定格式的無炭復(fù)寫紙的送貨通知單，外地送貨的由采購員填寫，必須注明：供方代碼、物料編碼、數(shù)量和采購訂單號碼。

　?、輦}庫里所有的入庫必須以采購訂單下推的入庫單為依據(jù)，核對送貨通知單，沒有或者不符合采購訂單絕對不允許入庫。入庫的估入和購入價格必須和訂單不含稅價格一致。開始的時候還允許價格誤差5%，運(yùn)行一個月后，取消了價格容差。

　?、夼c原材料供應(yīng)商溝通，要求送貨的總數(shù)量不允許超過該采購訂單的數(shù)量；與財務(wù)溝通，說明了訂單數(shù)量、送檢數(shù)量和入庫數(shù)量不一定一致的關(guān)系，得到了財務(wù)的認(rèn)同。我每星期審查訂單，對數(shù)量基本完成的訂單予以手工關(guān)閉。我一向不大贊同采購訂單和生產(chǎn)訂單給個數(shù)量容差之后允許自動關(guān)閉的做法，經(jīng)理或者計劃員對自己的計劃進(jìn)行審查，分析未完成訂單是一項(xiàng)很重要的工作。

　?、咄ㄖ獋}庫（當(dāng)時隸屬于成本部）沒有入庫絕對不允須發(fā)料，因?yàn)橹灰牧显绲絻商炀涂梢越鉀Q這個先發(fā)后入的問題，所有的一切后果由采購部承擔(dān)。

網(wǎng)站提醒和聲明

本文內(nèi)容來自自互聯(lián)網(wǎng)公開信息或用戶自發(fā)貢獻(xiàn)，該文觀點(diǎn)僅代表作者本人，版權(quán)歸原作者所有。本站僅提供信息存儲空間服務(wù)，不擁有所有權(quán)，不承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任。若發(fā)現(xiàn)侵權(quán)或違規(guī)內(nèi)容請聯(lián)系電話4008352114或郵箱442699841@qq.com，核實(shí)后本網(wǎng)站將在24小時內(nèi)刪除侵權(quán)內(nèi)容。

發(fā)布：2026-01-18 13:05 編輯：xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]