某國有獨資的大型投資控股和資本運營公司投資OA軟件

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應用單位：某國有獨資的大型投資控股和資本運營公司投資OA軟件
 
　 
　　近年來，隨著市場開放性不斷加強以及國企改制的不斷推進，國企管理體制不斷改革深入，為了適應新形勢發(fā)展的要求，國企信息化也被多數機構提上日程：如何把企業(yè)的日常管理與信息化建設有機結合起來，全面、有利地推動“無紙化辦公”工作開展，如何通過信息化系統實現各類信息的電子化傳遞、共享和文檔審批，取消傳真、紙質郵遞報送信息……等等一系列的問題，不斷敲擊著政府各類組織機構的神經。國有企業(yè)信息意識不斷得以加強。
 
　　2007年11月，該單位完成了整合重組。重組后，公文、會議紀要發(fā)文、簽報、會議申請等行政管理制度、規(guī)范如何實現落地，如何更好地進行檔案管理，如何保證各類知識信息的有效傳遞、共享，如何對資產進行統一、有效的管理、如何更好地進行項目管理、促進項目協作，等等問題擺在了集團管理層的面前。正是在這種需求內驅的影響下，該集團高層決定建設集團協同OA管理平臺。
 
　　協同投資OA軟件應用分享
 
　　該集團投資OA軟件平臺采用單點登陸方式，通過安全、穩(wěn)定、可控的網絡技術，在協同平臺上實現了集團與成員企業(yè)的信息交互，建立起了高質量、高效率的信息網絡，為領導決策和辦公提供服務，實現辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和管理透視。平臺主要功能和應用包括：
 
　　信息門戶：各類通知、新聞以及下發(fā)的各類文件、代辦事宜、協作等等都可以在特定門戶上得以呈現，實現信息及時地上傳下達、有序流轉;而企業(yè)業(yè)務、財務情況也以圖示、報表的方式呈現在各級管理者的個人門戶上，為其決策提供依據。
 
　　公文管理：主要實現各級各類公文的發(fā)文、簽報、套紅、傳閱、歸檔、共享等。包含功能模塊有：黨委簽報、董事會簽報、行政簽報(法律類)、行政簽報(工作類)、黨委發(fā)文、黨委會議紀要發(fā)文、董事會會議紀要發(fā)文、辦文、行政發(fā)文、行政會議紀要發(fā)文等。通過合理的公文管理方式，極大改善了傳統的公文傳閱困難、歸檔困難、調閱手續(xù)繁雜不變等狀況，實現了公文的規(guī)范化執(zhí)行問題。
 
　　知識管理：集合該集團自身業(yè)務需求，建立起知識庫，實現了科學的知識管理。打破知識和信息在分散于各個部門、各個人員之間的角色的狀況，知識和信息在協同OA平臺上有序流轉，實現知識共享、利用和創(chuàng)新、再積累。
 
　　檔案管理：設立電子檔案庫，規(guī)范統一檔案管理。通過投資OA軟件辦公系統流轉結束的公文接收進入檔案管理系統進行電子歸檔。便于管理和查詢。
 
　　會議管理：在協同OA平臺上進行會議申請、會議室登記預定，查看之前的會議安排、會議總結等等?？梢詫崟r查看會議室報表，徹底解決開會之前四處找會議室的狀況。
 
　　為構建集團公司(可擴展子公司)統一行政辦公平臺，順利推進集團公司辦公自動化、公文交換無紙化、管理決策支持網絡化、服務電子化，實現整個集團資源信息共享、高效協同辦公。該集團為OA項目配備了一流的項目團隊，并以領導小組成員牽頭和協調雙方合作，并確立了各項工作的具體負責人，從根本上保證了項目的順利實施。
 
　　在本次OA系統實施過程中，集團董事會等高層管理成員參與項目實施討論，提出了很多寶貴的意見和經驗，對流程的梳理和最終定型給予了決定性的支持，也給了全體項目人員非常大的信心和鼓勵;同時集團領導在繁忙的工作之余經常親臨實施一線，與實施團隊一起探討并設置集團流程、梳理知識文檔結構、把握客戶管理需求、設計門戶風格和樣式，為整個OA系統的實施推進起到了關鍵作用。
 
　　該集團OA系統從安裝調試、需求調研、實施方案確認到系統實施設置、系統培訓再到二次開發(fā)，整個項目團隊進行了嚴格的計劃、目標控制。從而保證了項目的順利推進。上線試運行階段，經過泛微公司全面、細致、認真的應用培訓，在項目領導小組，尤其是集團董事會成員領導的親自帶頭示范下，公司全員應用熱情高漲，完成了向無紙化辦公的順利過渡。
 
　　協同OA應用成果分析
 
　　無紙化辦公帶來的成本節(jié)約：該集團協同OA系統自2009年5月運行至今，大大節(jié)約了日常辦公成本，在紙張使用、以及傳真機、打印機折舊等方面較傳統辦公方式優(yōu)勢明顯;并且大大減少了傳真、電話、快遞等傳統信息流轉和文件流轉所產生的遞送費用。
 
　　網絡流轉和協同應用帶來效率提升： 由于各類信息在協同平臺上得以快速、有序的流轉，大大提升了各項事務的處理效率。以費用報銷為例，傳統辦公環(huán)境下，費用報銷要先填寫費用報銷單，遞交上級、上級的上級、財務部門逐級審批，審批過程中的每個環(huán)節(jié)都可能被退回，整個流程就要重新來過。這樣一來，員工在單次報銷過程中可能需要做2-3次的工作，并且還要在各個領導、財務室來來回回的跑，處理效率低下。在協同辦公平臺上，第一點，報銷單的填寫得到了規(guī)范，必需字段沒有填寫或格式錯誤無法提升，大大提高了報銷單據的質量、降低了退回率。另一個，提交、審批很方便，點點鼠標不到一秒鐘就可以解決以往10分鐘甚至數小時才能辦妥的事情。在協同平臺上，員工知道他的申請會在第一時間被看到和處理，他需要做的就是等待反饋，并且他知道最晚什么時間他能夠得到反饋，也不會因此而分心，做事專心、專注，也使得企業(yè)整體效率得以提升。
 
　　知識管理、協同辦公、管理透視帶來員工滿意：在協同管理平臺上，各類知識得以共享和傳承，每個員工都可以按照自己的需求自由搜索各類文檔，也可以向文檔的所有者訂閱沒有查看權限的文檔，可以就工作中的問題對相關人員發(fā)起協作，也可以對知識進行在加工、創(chuàng)新，形成新的知識來共享，以獲得個人知識、能力的提升，并且被同事、上級認可，獲得個人價值感。與此同時，管理也能夠及時地洞察員工的日常工作進度和工作成效，進而調整各崗位的工作負荷，實現適時、合理的崗位變動，促進員工滿意。